« Managers, gagnez en transparence sur votre mode de fonctionnement pour gagner en efficacité relationnelle et opérationnelle ! »

Ecrit par Barbara Buffet

Publié le 04 July 2017

La transparence figure souvent en tête des attentes citées par les collaborateurs vis à vis de leurs managers. Elle n’est pas toujours possible ni souhaitable, selon les enjeux et les sujets.

Dans ce post, je vais parler de la transparence sur le mode de fonctionnement. Car chez Pilotis, en tant que spécialistes de la relation, nous sommes convaincus qu’un manager a tout à gagner à prendre le temps de clarifier et de communiquer son mode de fonctionnement auprès de ses équipes.

Pour ce faire, nous avons élaboré une grille de réflexion en 5 points, que nous proposons de travailler en formation ou en coaching

Communiquer auprès de ses équipes : notre grille de réflexion en 5 points

1^er point : mon style = quelles sont mes préférences en termes de communication ?

Par exemple : je préfère que vous veniez me voir dans mon bureau plutôt que de m’envoyer des mails.

2ème point : mes valeurs

Les valeurs les plus fréquemment citées jusqu’ici par les managers sont la confiance et l’esprit d’initiative.

3ème point : mes habitudes de travail

Un manager a par exemple défini des plages horaires auxquelles il est joignable pour ses collaborateurs et des plages horaires réservées aux clients.

4ème point : ce que j’attends de vous

Concrètement, cela peut être : que vous veniez m’alerter dès que vous détectez un problème.

5ème point : mes dérailleurs = je me mets en colère quand :

Un manager a déclaré qu’être en copie de tous les mails le mettait hors de lui …

Cette grille est non exhaustive, elle permet déjà à chaque manager d’être au clair sur des éléments plus ou moins concrets de sa manière de fonctionner et de communiquer. Rappelons-nous que ce qui n’est pas dit n’existe pas, c’est la première règle de la communication managériale !

Lorsque je propose cet outil en formation, les points 1,3,5 sont assez rapides à identifier par les managers, surtout grâce aux quelques exemples que nous proposons pour les guider.

Les points 2 et 4 nécessitent d’aller plus loin dans la déclinaison, surtout concernant les valeurs. En effet, si j’écris seulement « confiance », « coopération », cela reste vague et l’interprétation libre de chacun peut mener à des incompréhensions.

Je demande donc aux managers d’en décliner au moins 2 plus concrètement et de poursuivre ultérieurement le travail pour chacune des valeurs. Par exemple, pour « esprit d’initiatives », un participant a écrit : « je préfère travailler avec quelqu’un que je dois freiner plutôt que quelqu’un que je dois sans cesse pousser ». En creusant un peu, cela voulait dire que le droit à l’erreur était complètement admis chez lui et qu’il était prêt à « calmer le jeu » auprès de clients ou hiérarchiques jugeant que le collaborateur était allé trop loin.

Travailler sur cette grille revient évidemment à travailler sur soi. A prendre conscience que certaines habitudes, manières de procéder sont des forces et créent la confiance tout comme l’efficacité. Et que sur d’autres aspects, faire évoluer son comportement serait bénéfique.

En tant que manager, comment je dis tout ça à mes équipes ?

Et c’est là que cela se corse, parfois !

Lors d’une session de formation que j’animais récemment, une jeune manager était très à l’aise pour reconnaître et verbaliser auprès de ses collaborateurs : « j’ai une tendance à être trop directe car j’aime que les choses soient dites sans filtre et vite. Mais je sais que ma communication est parfois trop abrupte et je travaille sur moi pour arrondir les angles. Surtout, dites-moi quand je suis trop cash ! ». Dans sa posture, je ressentais son envie profonde d’évoluer, de gagner encore en assertivité.

Un autre manager a eu besoin d’une mini-séance de coaching pour réaliser qu’il ne pouvait pas décemment dire aux membres de son équipe : « je ne suis pas patient donc si vous me demandez de répéter une deuxième fois, ça m’agace. Débrouillez-vous pour comprendre du premier coup ! ». Oui cela fait sourire. D’ailleurs, il a lui-même souri quand il a compris pourquoi certains collaborateurs ne demandaient plus rien (et pris conscience des conséquences !). La perfection n’existe pas ! Ce manager a aussi de très nombreuses qualités, sur lesquelles je l’ai encouragé à s’appuyer pour gérer progressivement son impatience et apprécier de développer des compétences de pédagogue. Il a décidé de commencer par inciter ses collaborateurs à lui faire remarquer son « froncement de sourcils ». Avec un peu d’humour si possible, qualité dont il fait preuve et qu’il apprécie chez les autres 😉 !

Alors, quand et dans quel cadre partager son mode de fonctionnement ?

Un nouveau manager peut tout à fait l’envisager lors de sa première réunion d’équipe. Il sera ensuite intéressant de demander à chaque collaborateur, en entretien individuel, quels sont les aspects qui facilitent la relation et l’exercice de leurs missions, et quels sont les aspects qui peuvent être surprenants, difficiles pour eux, voire bloquants.

Si vous êtes déjà en poste avec une équipe constituée, je recommande de vous prêter à l’exercice lors d’un entretien de suivi. Là encore, c’est le dialogue qui permet des ajustements, d’un côté comme de l’autre. Et de faire grandir le manager tout comme ses collaborateurs.

Managers, nous sommes à votre écoute pour échanger avec vous, afin de vous accompagner dans le cadre de formations sur-mesure en management, et/ou de coachings.